Sahada tahsilat nasıl yapılır? Plasiyer için 6 adımlı rehber.
Plasiyer tahsilatı sahada alıyor ama kayıt günler sonra muhasebeye ulaşıyor mu? Sahada tahsilatı doğru kurgulamanın 6 adımını, sık yapılan hataları ve örnek bir günlük akışı anlatıyoruz.
Sahada tahsilat nasıl yapılır sorusu, plasiyer ekibi olan her KOBİ’nin bir noktada karşısına çıkar. Satış sahada yapılır, para sahada alınır; ama kayıt çoğu zaman günler sonra, defter ya da telefon mesajı üzerinden merkeze ulaşır. Bu gecikme hem nakit akışını hem de cari bakiyelerin doğruluğunu bozar. Bu yazıda sahada tahsilatı düzenli, izlenebilir ve güvenli hâle getirmenin 6 adımını ele alıyoruz.
Sahada tahsilatta en sık yaşanan sorunlar
Çözüme geçmeden önce sorunları netleştirmek gerekir. Birçok işletmede şu tablo görülür:
- Tahsilat kâğıt makbuzla alınır, akşam ya da ertesi gün sisteme girilir; arada kayıt hatası ve unutma riski doğar.
- Müşteri “ödedim” der ama merkezdeki ekstrede görünmez; mutabakat sırasında tartışma çıkar.
- Plasiyer nakit parayı bir süre üzerinde taşır; teslim zamanı belirsiz kalır.
- Çek ve senet bilgileri eksik girilir; vade ve keşideci takibi zorlaşır.
- Riskli cariye farkında olmadan yeni satış yapılır, üstüne tahsilat da gecikir.
Adım 1: Tahsilat türlerini ve kurallarını belirleyin
Önce sahada hangi ödeme şekillerinin kabul edileceğine karar verin: nakit, kredi kartı, çek ve senet. Her tür için kuralı yazılı hâle getirin. Örneğin nakit tahsilatın hangi gün merkeze teslim edileceği, çekte hangi bilgilerin zorunlu olduğu, senette vade üst sınırının ne olduğu net olmalı. Kural yoksa her plasiyer kendi yöntemini uygular.
Adım 2: Ziyaret planına tahsilatı dahil edin
Tahsilat, satışın ardından akla gelen bir iş olmamalı; günlük ziyaret listesinin parçası olmalı. Vadesi gelen ya da geçen cariler listeye öncelikli yazılır. Böylece plasiyer güne “kimden ne kadar tahsilat bekliyorum” bilgisiyle başlar. Rota tarafını saha satışında rota planlama yazımızda ayrıca ele almıştık.
Adım 3: Ziyaretten önce cari riskini kontrol edin
Bakiyesi yüksek bir müşteriye yeni mal bırakmadan önce mevcut borcun ne durumda olduğu görülmelidir. Cari için risk limiti tanımlıysa, limit aşımı satış anında uyarı vermelidir. Limit mantığını cari risk limiti nedir, nasıl belirlenir? yazımızda anlattık. Burada önemli olan, uyarının satıştan sonra değil satış anında gelmesidir; çünkü o zaman plasiyer satışla birlikte tahsilatı da konuşabilir.
Adım 4: Tahsilatı anında kaydedin
Altın kural şudur: para alındığı anda kayıt girilir. Kâğıt makbuzu sonradan sisteme taşımak yerine, tahsilat doğrudan cari hesaba işlenmelidir. Müşteri de ödemesinin kaydedildiğini görmüş olur, ileride “ödemiştim” tartışması çıkmaz.
Çek ve senet alıyorsanız vade, tutar, banka ve keşideci bilgilerini o anda eksiksiz girin. Sonraki takip süreci için çek ve senet takibi nasıl yapılır? yazımız yol gösterici olabilir.
Adım 5: Bağlantı sorununa hazırlıklı olun
Depo, bodrum katlı mağaza ya da kırsal bölgedeki bir bayi… Sahada internet her zaman olmaz. Bağlantı yok diye tahsilatı deftere yazıp sonra girmek, ilk adımdaki sorunlara geri dönmek demektir. Uygulamanın çevrimdışı çalışabilmesi ve bağlantı gelince verileri eşitlemesi bu yüzden önemlidir.
Adım 6: Gün sonunda mutabakat yapın ve raporlayın
Her gün sonunda plasiyer bazında alınan tahsilatları ödeme türüne göre karşılaştırın: elde nakit ne kadar, kart ne kadar, çek ve senet adedi kaç? Merkezdeki rakam ile plasiyerin teslim ettiği rakam örtüşmüyorsa fark aynı gün çözülür. Haftalık bakışta ise plasiyerlerin satış ve tahsilat oranlarını yan yana koyun. Çok satıp az tahsil eden bir plasiyer, işletmeye kâr değil risk yazıyordur.
Örnek bir günlük akış
Bir gıda toptancısında plasiyer Ahmet sabah ziyaret listesini açar. İlk üç durak vadesi gelmiş carilerdir. İlk müşteride kısmi nakit tahsilat yapar, ikincisinde müşterinin verdiği çeki bilgileriyle kaydeder, üçüncüsünde ise cari risk uyarısı çıktığı için yeni sipariş yerine önce ödeme planı konuşur. Gün sonunda kendi tahsilat toplamıyla merkezdeki kayıt birebir tutar. Bu örnek varsayımsal bir senaryodur; amaç akışın nasıl işlediğini göstermektir.
Opak ile sahada tahsilat
E-Plasiyer, bu akışı destekleyen özellikleri tek uygulamada sunar. Sahada nakit, kredi kartı, çek ve senet tahsilatı yapılabilir. Günlük ziyaret listesi ve konum kaydı ile rota planı izlenir. Cari risk aşımında uyarı verilir. İnternet olmadan da satış yapılabilir, bağlantı gelince veriler eşitlenir. Plasiyer bazlı satış ve tahsilat raporlarıyla da gün sonu kontrolünü hızlıca yapabilirsiniz.
Plasiyer ekibinizin sahadaki tahsilat sürecini canlı görmek isterseniz demo talep edebilirsiniz.
