Yanlış sevkiyat nasıl önlenir? Depoda hatayı azaltan 7 kontrol.
Yanlış ürün, eksik adet ya da hatalı adres: Her yanlış sevkiyat iade, ek nakliye ve müşteri güveni kaybı olarak size geri döner. Depoda hatayı kaynağında yakalayan 7 kontrolü anlattık.
Müşteriniz 12 kutu sipariş etti, kapıya 10 kutu ve yanlış renkte bir ürün ulaştı. Yanlış sevkiyat nasıl önlenir sorusu, bu tabloyu bir kez yaşayan her depo ve satış yöneticisinin aklındadır. Hata küçük görünse de bedeli büyüktür: ek nakliye, iade işlemi, yeniden hazırlık, tahsilatta gecikme ve en önemlisi müşterinin size duyduğu güvenin zedelenmesi.
İyi haber şu: Yanlış sevkiyatların çoğu bireysel dikkatsizlikten değil, sürecin kendisindeki boşluklardan çıkar. Bu yazıda hataların nereden doğduğunu ve depoda uygulayabileceğiniz 7 kontrolü ele alıyoruz.
Yanlış sevkiyat türleri ve kök nedenleri
Önce hatayı sınıflandırmak gerekir. Çünkü her türün çözümü farklıdır.
- Yanlış ürün: Benzer kodlu ya da benzer görünümlü ürünlerin karışması.
- Yanlış adet: Eksik ya da fazla toplama, koli içi sayım hatası.
- Yanlış parti veya seri: Yanlış lot ya da son kullanma tarihli ürünün gönderilmesi.
- Yanlış adres veya müşteri: Koli etiketinin ya da irsaliyenin başka siparişe ait olması.
- Eksik belge: İrsaliyesiz ya da hatalı irsaliyeli sevkiyat.
Kök nedenlere bakıldığında genellikle şunlar çıkar: elle yazılan kâğıt listeler, düzensiz raf yerleşimi, doğrulamasız toplama ve sevkiyat öncesi son kontrolün atlanması. Kısacası sorun kişiden çok süreçtedir.
Hatayı kaynağında yakalayan 7 kontrol
1. Ürünlere net lokasyon verin
Her ürünün tek ve bilinen bir raf adresi olmalı. Adres belli değilse toplayıcı tahmin yürütür, tahmin de hataya yol açar. Konuyu ayrıntılı ele almak isterseniz depo raf adresleme sistemi nasıl kurulur yazımıza bakabilirsiniz.
2. Benzer ürünleri birbirinden uzak tutun
Kodu birbirine yakın, ambalajı benzer ürünleri yan yana koymayın. Örneğin aynı vidanın 30 mm ve 35 mm boyları bitişik gözlerde durursa karışma kaçınılmazdır.
3. Toplamayı barkodla doğrulayın
Kâğıt listeden gözle toplama en sık hata kaynağıdır. Toplayıcı raf etiketini ve ürün barkodunu okutursa yanlış ürün anında uyarıya dönüşür. Bu yaklaşımı el terminali ile depo yönetimi yazımızda daha geniş anlattık.
4. Toplama yöntemini siparişinize uydurun
Tekil sipariş, dalga ya da bölge bazlı toplama farklı hata riskleri taşır. Yöntemi sipariş yapınıza göre seçmek için sipariş toplama yöntemleri yazısı yol gösterir.
5. Paketlemeden önce ikinci bir kontrol noktası kurun
Toplayan kişi ile kontrol eden kişi aynı olmasın. Paketleme masasında sipariş kalemlerini bir kez daha okutmak, hatanın müşteriye ulaşmasını büyük ölçüde engeller. Tüm siparişlere gerek yok; yüksek tutarlı, çok kalemli ya da hata geçmişi olan müşterilerle başlayabilirsiniz.
6. Lot ve seri bilgisini kayda bağlayın
Lot veya seri numarası takibi gereken ürünlerde hangi partinin kime gittiği kayıtlı olmalı. Böylece hatalı parti çıkarsa etkilenen müşterileri hızla bulursunuz.
7. Etiket, irsaliye ve siparişi eşleştirin
Koli etiketi, irsaliye ve sipariş numarası aynı kaynaktan üretilmeli. Elle yazılan etiketler adres ve müşteri karışıklığının başlıca sebebidir. E-irsaliye sürecinin nasıl işlediğini e-irsaliye nedir, nasıl düzenlenir yazısında bulabilirsiniz. Düzenlemeler değişebileceği için güncel koşulları GİB’den ya da mali müşavirinizden teyit edin.
Hataları ölçün ve kayıt altına alın
Önleme çalışması ölçülmeden yön bulamaz. Her yanlış sevkiyatı türüne, ürününe, toplayıcıya ve nedenine göre kaydedin. Aylık bakışta tablo netleşir: Belki hataların büyük kısmı iki üç ürün grubunda toplanıyordur, belki de belirli bir vardiyada yoğunlaşıyordur.
Basit bir oran yeterlidir: hatalı sevkiyat sayısını toplam sevkiyat sayısına bölün. Bu oranı her ay izleyin ve bir hedef koyun. Karşılama tarafını da izlemek için sipariş karşılama oranı nasıl hesaplanır rehberi işinize yarar.
Küçük bir örnek
Bir yapı malzemesi toptancısı düşünün. Depoda kâğıt listeyle toplama yapılıyor, benzer ölçülü ürünler yan yana duruyor. Haftada birkaç iade geliyor. İşletme önce ürünleri yeniden adresliyor, benzer ürünleri ayırıyor, ardından toplamayı barkodla doğrulamaya geçiyor. Sonuçta hata sayısı düşer ve iade için harcanan zaman başka işlere kalır. Bu örnek varsayımsaldır; kazanç, deponuzun yapısına ve başlangıç durumuna göre değişir.
Opak ile sevkiyat hatalarını azaltın
Gelişmiş Depo çözümü, yukarıdaki kontrolleri tek sistemde birleştirmenize yardımcı olur. Raf, koridor ve bölge bazlı lokasyon yönetimi ile her ürünün yeri bellidir. El terminali ile barkodla toplama ve sayım yapılır. Sevkiyat planı özelliği toplama listesini hazırlar ve e-irsaliyeyi sevkiyatla birlikte düzenlemenizi sağlar. Lot / seri no takibi ile de geriye dönük izlenebilirliğe sahip olursunuz.
Deponuzdaki süreci birlikte inceleyip size uygun kurguyu görmek için demo talep edebilirsiniz.
