E-irsaliye nedir, nasıl düzenlenir? Sevkiyatta dijital dönem.
Malın sevkiyatına eşlik eden irsaliye de artık dijital. E-irsaliyenin ne olduğunu, sevkiyat sürecine nasıl yerleştiğini ve depo ile birlikte nasıl kolaylaştığını anlattık.
İrsaliye, malın satıcıdan alıcıya taşınması sırasında malın cinsini ve miktarını gösteren belgedir. E-irsaliye ise bu belgenin elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanan hâlidir. E-fatura gibi GİB altyapısı ya da özel entegratör üzerinden alıcının kutusuna ulaşır.
E-irsaliye neden önemli?
- Kâğıt basım, arşivleme ve kayıp belge sorunu ortadan kalkar.
- Alıcı, mal yola çıktığı anda irsaliyeyi görür; mal kabulü hızlanır.
- İrsaliyeden faturaya geçiş otomatikleşir, çift veri girişi biter.
- Sevkiyat geçmişi geriye dönük olarak kolayca sorgulanır.
E-irsaliye süreci nasıl işler?
1. Sipariş ve toplama
Müşteri siparişi onaylandıktan sonra depo toplama listesine göre ürünleri hazırlar. Toplanan miktar, irsaliyeye girecek miktarın kaynağıdır.
2. İrsaliyenin düzenlenmesi
Alıcı bilgileri, sevk adresi, taşıyıcı ve araç bilgileri ile ürün satırları girilir. Bu bilgilerin siparişten otomatik gelmesi hem hızı hem doğruluğu artırır.
3. Gönderim ve yanıt
E-irsaliye sistem üzerinden alıcıya iletilir. Alıcı, teslim aldığı malı kontrol ederek irsaliye yanıtı ile kabul, kısmi kabul ya da red bildirebilir.
4. Faturalama
Teslim edilen irsaliyeler birleştirilerek tek faturaya dönüştürülebilir. İrsaliye ile fatura arasında bağlantı kurulduğunda hangi sevkiyatın faturalandığı her an bellidir.
Sık yapılan hatalar
- Sevk tarihinin ve saatinin malın fiilen çıktığı anla uyuşmaması
- Taşıyıcı ve plaka bilgisinin eksik girilmesi
- Toplanan ve irsaliyedeki miktarın farklı olması
- Kısmi kabul edilen irsaliyelerin faturaya tam miktarla yansıtılması
Depo yönetimiyle birlikte düşünün
E-irsaliyeyi yalnızca bir belge değişikliği olarak görmek fırsatı kaçırmak olur. Asıl kazanç, irsaliyenin depo toplama sürecine bağlanmasıyla gelir. El terminaliyle barkod okutularak toplanan ürünler doğrudan irsaliyeye aktarıldığında, yanlış ürün ya da eksik miktar sevk etme riski belirgin biçimde azalır.
Kapsam ve zorunluluk kuralları zaman zaman güncellendiği için işletmenizin durumunu güncel GİB düzenlemelerinden ya da mali müşavirinizden teyit etmenizi öneririz.
Opak ile e-irsaliye
Opak E-İşlemler, e-irsaliyeyi sevkiyatla birlikte oluşturur. Gelişmiş Depo modülü ise el terminaliyle barkodlu toplama, toplama listesi ve e-irsaliyeyi içeren sevkiyat planını tek akışta birleştirir.
