Cari Mutabakat Nasıl Yapılır? Adım Adım Rehber ve Örnek.
Cari mutabakat, müşteri ve tedarikçilerle bakiyelerin birbirini tutup tutmadığını doğrulama işlemidir. Bu rehberde adımları, sık görülen fark nedenlerini ve süreci hızlandıran yöntemleri örneklerle anlatıyoruz.
Cari mutabakat, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak bakiyesinin iki tarafın kayıtlarında da aynı olduğunu doğrulama işlemidir. Düzenli yapılmadığında küçük kayıt farkları birikir, tahsilat gecikir, ödeme tartışmaları çıkar ve dönem sonunda muhasebe ekibi günlerce fark aramak zorunda kalır. Bu yazıda cari mutabakatın nasıl yapılacağını, farkların nereden çıktığını ve süreci nasıl hafifleteceğinizi bulacaksınız.
Cari mutabakat neden önemlidir?
Cari hesap bakiyesi, işletmenizin en somut alacak ve borç göstergelerinden biridir. İki taraf aynı rakamda anlaşmadığında alacağınızı tahsil etmek de borcunuzu planlamak da zorlaşır. Mutabakat; nakit akışı tahminini sağlamlaştırır, itirazları erken aşamada ortaya çıkarır ve ticari ilişkide güven oluşturur.
- Alacaklarınızın gerçekten tahsil edilebilir olduğunu doğrularsınız.
- Mükerrer, eksik veya yanlış kesilmiş faturaları erken yakalarsınız.
- Dönem sonu kapanışını hızlandırırsınız.
- Müşteriyle yaşanabilecek uyuşmazlıkları belgeli biçimde çözersiniz.
Mutabakatın hukuki ve vergisel boyutuna ilişkin zorunluluklar, bildirim dönemleri ve eşikler zaman zaman değişir. Güncel düzenlemeleri GİB’den ya da mali müşavirinizden teyit edin.
Mutabakata başlamadan önce hazırlık
İyi bir mutabakat, göndermeden önce kendi kayıtlarınızı temizlemekle başlar. Karşı tarafa hatalı bir ekstre gönderirseniz süreç uzar ve güveniniz zedelenir.
- Mutabakat tarihini belirleyin (örneğin ay sonu veya çeyrek sonu).
- O tarihe kadar kesilen tüm fatura, iade ve tahsilat kayıtlarının girildiğinden emin olun.
- Açık kalan çek ve senetleri ayrı ayrı kontrol edin.
- Dövizli carilerde kur farkı kayıtlarının işlendiğini doğrulayın.
Dövizli hesaplarda farkın büyük kısmı kur kaynaklıdır; ayrıntı için kur farkı ve dövizli işlemler yazımıza göz atabilirsiniz.
Cari mutabakat adım adım nasıl yapılır?
1. Cari ekstreyi çıkarın
Seçtiğiniz tarih aralığı için hareket detaylı ekstre hazırlayın: fatura numarası, tarih, tutar, tahsilat ve iadeler açıkça görünsün. Yalnızca bakiye göndermek, farkın nerede olduğunu bulmayı imkânsız kılar.
2. Mutabakat mektubunu gönderin
Ekstre ile birlikte kısa bir mutabakat metni gönderin. Metinde bakiye tutarı, bakiyenin borç mu alacak mı olduğu, tarih, yanıt için tanınan süre ve yetkili iletişim bilgisi bulunsun.
3. Karşı tarafın yanıtını bekleyin ve kaydedin
Yanıt “mutabıkız” ya da “mutabık değiliz” şeklinde gelebilir. İkisini de tarih ve yetkili adıyla birlikte arşivleyin. Yanıt gelmeyen carileri takvime yazıp hatırlatma yapın.
4. Farkları kalem kalem eşleştirin
Mutabık olunmayan durumda iki ekstreyi yan yana koyup her satırı eşleştirin. Genellikle birkaç kalem farkın tamamını açıklar.
5. Düzeltmeleri yapın ve yeniden onaylatın
Hatayı hangi taraf yaptıysa düzeltme kaydı atılır; ardından güncel bakiye için yeniden onay alınır.
Farkların en sık görülen nedenleri
Örnek: Sizin kayıtlarınızda müşteriden 250.000 TL alacağınız görünüyor, müşteri ise 230.000 TL borcu olduğunu söylüyor. Ekstreleri karşılaştırdığınızda 20.000 TL’lik bir fatura iadesinin sizde girilmediğini görüyorsunuz. Tipik nedenler şunlardır:
- Dönem kesiminde farklı tarihle girilen fatura ve irsaliyeler
- İşlenmemiş veya geç işlenen iade ve iskonto kayıtları
- Tahsilatın yanlış cariye ya da yanlış tarihle işlenmesi
- Vadesi gelmemiş çek ve senetlerin farklı değerlendirilmesi
- Dövizli işlemlerde kur farkı
- Mükerrer girilmiş ya da hiç girilmemiş faturalar
Banka hareketleri kaynaklı tahsilat hataları da yaygındır. Bu konuda banka entegrasyonu ile tahsilatları otomatik eşleştirme yazımız işinize yarayabilir.
Mutabakatı kolaylaştıran alışkanlıklar
- Yılda bir değil, ayda ya da çeyrekte bir mutabakat yapın; farklar küçükken çözülür.
- Önce yüksek bakiyeli ve vadesi geçmiş carilerden başlayın. Alacak yaşlandırma raporu size öncelik sırasını verir.
- Tahsilatı yapıldığı anda ilgili cariye işleyin.
- Her cari için tek bir sorumlu kişi belirleyin.
- Mutabakat sonuçlarını arşivleyin ve itirazları nedenleriyle kaydedin.
Opak ile cari mutabakatı hızlandırın
Mutabakat süresinin büyük kısmı, doğru ve güncel kaydı aramakla geçer. Kayıtlar tek sistemde ve zamanında girildiğinde ekstre hazırlamak dakikalar sürer.
Bayi ağınız varsa B4B Bayi Yönetimi portalındaki cari ekstre özelliğiyle bayi, bakiyesini kendisi görebilir; böylece “bakiyem ne kadar?” sorularının ve karşılıklı ekstre yazışmalarının önüne geçebilirsiniz. Banka tarafında ise E-Ekstre birden fazla bankanın hareketlerini tek ekranda toplar ve hareketleri cari ile açıklamaya göre otomatik eşleştirir; tahsilatların yanlış cariye işlenmesi riski azalır. Sahada tahsilat yapan ekipler için E-Plasiyer nakit, kredi kartı, çek ve senet tahsilatını sahada kaydetmenizi sağlar.
Kendi sürecinizde nerelerde zaman kaybettiğinizi birlikte değerlendirmek isterseniz demo talep edebilirsiniz.
