Alacak Yaşlandırma Raporu Nasıl Hazırlanır?

Toplam alacağınızın 2 milyon lira olduğunu bilmek tek başına bir şey söylemez. Bu paranın ne kadarı bu hafta tahsil edilecek, ne kadarı aylardır bekliyor? Alacak yaşlandırma raporu, bu soruya cevap veren en basit ve en işe yarar finans raporlarından biridir. Bu yazıda raporun ne olduğunu, nasıl hazırlanacağını ve nasıl yorumlanacağını örneklerle anlatıyoruz.

Alacak yaşlandırma raporu nedir?

Alacak yaşlandırma raporu, açık (tahsil edilmemiş) alacakları vadesinin üzerinden geçen süreye göre gruplayan bir tablodur. Satırlarda müşteriler (cariler), sütunlarda ise vade aralıkları yer alır. Böylece her müşterinin borcunun ne kadarının güncel, ne kadarının gecikmiş olduğunu tek bakışta görürsünüz.

Rapor, cari bakiyenin ‘ne kadar’ sorusuna ‘ne kadar süredir’ boyutunu ekler. Bir alacak ne kadar eskiyorsa tahsil edilme ihtimali o kadar düşer; bu yüzden gecikmeyi erken görmek, nakit akışınızı korumanın ilk adımıdır.

Vade aralıkları nasıl belirlenir?

Sabit bir kural yoktur; işletmenizin ortalama vade süresine göre belirlersiniz. Yaygın kullanılan bir kurgu şöyledir:

Vadesi gelmemiş: Henüz ödeme günü gelmemiş alacaklar
1–30 gün gecikmiş: Genellikle unutma ya da evrak gecikmesi kaynaklı
31–60 gün gecikmiş: Takip gerektiren alacaklar
61–90 gün gecikmiş: Yönetici müdahalesi gereken alacaklar
90 günden eski: Riskli alacaklar; hukuki süreç ya da yeniden yapılandırma düşünülebilir

Aralıkları kendi vade yapınıza uyarlayın. Ortalama vadesi 15 gün olan bir gıda toptancısı ile 90 gün vade veren bir makine imalatçısı aynı sınırları kullanmamalıdır.

Adım adım rapor nasıl hazırlanır?

1. Açık kalemleri listeleyin

Her müşteri için faturalar, çekler, senetler ve yapılan tahsilatları ayrı ayrı çıkarın. Yaşlandırma, bakiye üzerinden değil açık fatura ve vade bazında yapılmalıdır; aksi hâlde yeni tahsilat eski borcu mu kapattı, yoksa avans mı kaldı bilinemez. Cari hesap mantığını hatırlamak için cari hesap takibi rehberimize göz atabilirsiniz.

2. Vade tarihini ve rapor tarihini karşılaştırın

Gecikme günü = rapor tarihi – vade tarihi. Vade tarihi boşsa fatura tarihine ortalama vadeyi ekleyerek hesaplayın. Çek ve senetlerde ise belgedeki vade tarihini esas alın.

3. Aralıklara dağıtın ve toplayın

Her kalemi uygun sütuna yerleştirin, satır ve sütun toplamlarını alın. Aşağıdaki örnek, rakamların yalnızca anlatım amaçlı olduğu basit bir tablodur:

Müşteri A: Vadesi gelmemiş 80.000 TL, 1–30 gün 20.000 TL, toplam 100.000 TL
Müşteri B: Vadesi gelmemiş 10.000 TL, 31–60 gün 40.000 TL, 90+ gün 50.000 TL, toplam 100.000 TL
Müşteri C: Yalnızca vadesi gelmemiş 60.000 TL

A ve B’nin toplam bakiyesi aynı olsa da risk tamamen farklıdır. B için hemen aksiyon gerekir; yalnızca bakiyeye bakan biri bu farkı göremez.

Raporu nasıl yorumlamalısınız?

Önce gecikmiş alacakların toplam alacağa oranına bakın. Bu oran dönem dönem artıyorsa tahsilat disiplininiz zayıflıyor demektir. Sonra gecikmenin birkaç müşteride mi yoğunlaştığını, yoksa geneline mi yayıldığını kontrol edin. Yoğunlaşma varsa sorun müşteri kaynaklıdır; yaygınsa süreç (fatura teslimi, hatırlatma, vade politikası) kaynaklı olabilir.

Ayrıca eski alacağı olan müşteriye yeni sevkiyat yapmaya devam edip etmediğinizi sorgulayın. Bu noktada cari risk limiti tanımlamak, sorunu raporda görmeden önce engellemenizi sağlar.

Rapordan aksiyona: Ne yapmalı?

1–30 gün: Otomatik ya da telefonla nazik hatırlatma yapın
31–60 gün: Satış sorumlusu müşteriyle görüşsün, ödeme tarihi için yazılı taahhüt alın
61–90 gün: Yeni siparişleri onaya bağlayın, yönetici devreye girsin
90+ gün: Yapılandırma, teminat ya da hukuki süreç seçeneklerini değerlendirin; karşılık ayırma konusunda mali müşavirinize danışın

Raporu haftalık gözden geçirmek, aylık yapmaktan çok daha etkilidir. Daha fazla yöntem için tahsilat sürelerini kısaltma yöntemleri yazımıza bakabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

Tahsilatları faturayla eşleştirmeden bakiye üzerinden yaşlandırma yapmak
Vade tarihlerini sisteme girmemek ya da hepsini aynı gün kabul etmek
Raporu hazırlayıp kimseye sorumluluk atamamak
Çek ve senetleri rapora dahil etmemek

Opak ile alacak takibi

Doğru rapor, doğru veriye dayanır. Opak ERP’de cari, fatura ve tahsilat hareketleri aynı yapıda tutulduğu için alacak takibinin temel verisi tek yerde durur. Sahada çalışan ekipler için E-Plasiyer, nakit, kredi kartı, çek ve senet tahsilatını sahada almanıza ve cari risk aşımında uyarı görmenize imkân verir; plasiyer bazlı satış ve tahsilat raporları da anlık izlenebilir.

Bayi ağınız varsa B4B Bayi Yönetimi üzerinden bayiler cari ekstrelerini ve bakiyelerini kendileri görebilir; bu, ‘bakiyemi bilmiyordum’ gecikmelerini azaltmaya yardımcı olur. AI Rapor ile de Türkçe soru sorarak rapor tasarlamadan cevap alabilir, hazır tahsilat panosunu kullanabilirsiniz.

Kendi işletmenizde bu yapının nasıl kurulacağını görmek isterseniz demo talep edebilirsiniz.

Ücretsiz demo talep edin