Vadeli çalışan her işletme için en değerli bilgilerden biri, kimden ne kadar alacağı olduğu ve kime ne kadar borcu olduğudur. Bu bilginin tutulduğu yer cari hesaptır. Cari hesap takibi aksadığında tahsilatlar gecikir, mutabakatlarda farklar çıkar ve nakit sıkışıklığı sürpriz şekilde ortaya çıkar.
Cari hesap nedir?
Cari hesap, işletmenin ticari ilişkide olduğu her müşteri ve tedarikçi için tutulan borç-alacak kaydıdır. Satış faturası müşterinin carisini borçlandırır, tahsilat alacaklandırır. Bakiye, iki taraf arasındaki güncel durumu gösterir.
Adım 1: Cari kartları eksiksiz açın
Her cari için unvan, vergi dairesi ve numarası, adres, iletişim bilgileri, çalışma koşulları (vade, iskonto, para birimi) ve sorumlu satış temsilcisi kaydedilmelidir. Eksik vergi bilgisi e-fatura gönderiminde, eksik iletişim bilgisi tahsilatta sorun çıkarır.
Adım 2: Her hareketi zamanında işleyin
- Satış ve alış faturaları
- İade faturaları
- Nakit, kredi kartı ve havale tahsilatları
- Çek ve senet alımları ile ödemeleri
- Kur farkı ve fiyat farkı belgeleri
Hareketlerin gün içinde işlenmesi, bakiyenin her an doğru olmasını sağlar. Haftalık toplu girişler hata riskini artırır.
Adım 3: Ekstre ve mutabakatı alışkanlık hâline getirin
Cari ekstre, belirli bir tarih aralığındaki tüm hareketleri ve bakiyeyi gösterir. Büyük müşteri ve tedarikçilerle düzenli aralıklarla mutabakat yapmak, farkların küçükken bulunmasını sağlar. Ay sonunda ya da yıl sonunda ortaya çıkan büyük farklar hem zaman kaybettirir hem de ilişkiyi zorlar.
Adım 4: Alacak yaşlandırma raporunu okuyun
Yaşlandırma raporu, alacakları vadesine göre gruplar: vadesi gelmemiş, 0–30 gün gecikmiş, 31–60 gün gecikmiş ve daha eskiler. Bu rapor, tahsilat önceliğini belirlemenin en pratik aracıdır. Gecikmesi uzayan cariler için yeni sevkiyat öncesinde durum değerlendirilmelidir.
Adım 5: Risk limiti belirleyin
Her cari için açık hesap ve çek riskini kapsayan bir limit tanımlamak, kontrolsüz alacak birikmesini engeller. Limit aşıldığında sistemin uyarı vermesi, satış ekibinin karar anında doğru bilgiyle hareket etmesini sağlar.
Sık yapılan cari takip hataları
- Aynı firma için birden fazla cari kart açmak
- Tahsilatı faturaya değil genel bakiyeye işleyip vade takibini kaybetmek
- İade ve fiyat farkı belgelerini geç işlemek
- Döviz carilerinde kur farkını hesaplamamak
- Saha ekibinin aldığı tahsilatların merkeze geç ulaşması
Opak ERP’de cari takip
Opak ERP’de cari hesaplar faturadan tahsilata kadar her hareketle otomatik güncellenir. E-Plasiyer sahada alınan nakit, kredi kartı, çek ve senet tahsilatlarını anında merkeze iletir ve cari risk aşımında uyarı verir. B4B Bayi Yönetimi ile bayileriniz kendi cari ekstrelerini portaldan görebilir; E-Ekstre ise banka hareketlerini carilerle otomatik eşleştirir.
