Ortalama tahsil süresi uzadıkça işletme, müşterilerini kendi cebinden finanse etmeye başlar. Üstelik alacak yaşlandıkça tahsil ihtimali düşer. İyi haber şu: tahsilat süreleri çoğu zaman yalnızca süreç ve görünürlük iyileştirmesiyle kısaltılabilir.
1. Vade koşullarını yazılı ve net belirleyin
Her müşteri için vade, ödeme şekli ve gecikme durumundaki uygulama cari kartta tanımlı olmalı ve satış ekibi tarafından bilinmelidir.
2. Faturayı gecikmeden kesin
Sevkiyattan günler sonra kesilen fatura, vadenin de günler sonra başlaması demektir. İrsaliye ile faturayı bağlamak, faturalanmamış sevkiyatı sıfıra indirir.
3. Vade öncesi hatırlatma yapın
Vadesi yaklaşan alacaklar için nazik bir hatırlatma, gecikmelerin önemli bir kısmını engeller. Bunu kişisel hafızaya değil, düzenli bir rapora bağlayın.
4. Yaşlandırma raporunu haftalık inceleyin
Gecikmiş alacakları gün aralıklarına göre gruplamak, kimi önce aramanız gerektiğini gösterir.
5. Risk limitini sevkiyat kararına bağlayın
Limiti aşan müşteriye sevkiyat öncesinde uyarı veren bir sistem, alacağın kontrolsüz büyümesini engeller.
6. Sahada tahsilatı kolaylaştırın
Plasiyerin müşteri ziyaretinde nakit, kredi kartı, çek ve senet tahsilatını anında kaydedebilmesi hem tahsilatı hızlandırır hem de “ödedim ama düşülmemiş” tartışmalarını bitirir.
7. Bayiye kendi ekstresini gösterin
Bayi bakiyesini ve açık faturalarını bir portaldan kendisi görebildiğinde, mutabakat için telefon trafiği azalır ve ödeme planlaması kolaylaşır.
8. Gelen ödemeleri anında eşleştirin
Havale ile gelen ödemelerin carilere hızla işlenmesi, ödeme yapmış müşteriyi yanlışlıkla aramanızı önler ve gerçek gecikmeleri netleştirir.
9. Tahsilat performansını ölçün
Ortalama tahsil süresi, gecikmiş alacak oranı ve plasiyer bazlı tahsilat gibi göstergeleri düzenli izleyin. Ölçülmeyen iyileşmez.
Opak ile tahsilat süreci
- E-Plasiyer: Sahada nakit, kredi kartı, çek ve senet tahsilatı; cari risk uyarısı; plasiyer bazlı tahsilat raporu.
- B4B Bayi Yönetimi: Bayinin cari ekstresini kendisinin görmesi.
- E-Ekstre: Çoklu banka hareketlerinin carilerle otomatik eşleştirilmesi.
