İzin takibi, küçük işletmelerde genellikle bir defter ya da Excel dosyasıyla yürütülür. Çalışan sayısı arttıkça bu yöntem yetersiz kalır: Kalan izin hakları tartışma konusu olur, aynı dönemde birden fazla kişi izne çıkar ve izinler bordroya yanlış yansır.
İzin türleri
- Yıllık ücretli izin: Kıdeme göre hak edilen yıllık izin.
- Mazeret izinleri: Evlilik, doğum, ölüm gibi durumlarda kullanılan izinler.
- Hastalık izni (rapor): Sağlık raporuna dayalı devamsızlık.
- Ücretsiz izin: İşveren ve çalışanın anlaşmasıyla kullanılan ücretsiz izin.
İzin hakları ve süreleri mevzuata göre belirlenir; güncel kuralları İş Kanunu ve ilgili yönetmeliklerden ya da danışmanınızdan teyit etmenizi öneririz.
Düzenli izin takibi için adımlar
1. İzin haklarını sistemde tutun
Her çalışanın işe giriş tarihi, kıdemi ve buna bağlı yıllık izin hakkı sistemde tanımlı olmalıdır.
2. İzin talebi ve onay sürecini netleştirin
İzin talepleri yazılı (tercihen sistem üzerinden) yapılmalı, yöneticinin onayından geçmelidir. Sözlü izinler sonradan anlaşmazlık yaratır.
3. Kalan izni şeffaf gösterin
Çalışanın kullandığı ve kalan izin günlerini görebilmesi, insan kaynaklarına gelen soru sayısını azaltır.
4. İzin planı yapın
Yoğun dönemlerde ekibin eksik kalmaması için yıllık izin planı hazırlanabilir. Aynı departmandan aynı anda kaç kişinin izne çıkabileceği belirlenebilir.
5. İzni bordroya bağlayın
Kullanılan izinlerin puantaja ve bordroya otomatik yansıması, ay sonunda elle düzeltme ihtiyacını ortadan kaldırır.
Sık yapılan hatalar
- Kullanılmayan izinlerin takip edilmemesi
- Yarım gün izinlerin kaydedilmemesi
- İzin onaylarının yalnızca sözlü yapılması
- Puantaj ile izin kayıtlarının uyuşmaması
Opak Personel Bordro
Opak Personel Bordro, yıllık ve mazeret izinlerinin takibini vardiya-fazla mesai puantajı ve bordro hesabıyla birlikte sunar. Böylece izinler, puantaj ve bordro aynı sistemde birbirine bağlı tutulur.
