Satış ekipleri yeni müşteri bulmak için büyük emek harcar; oysa satın almada sağlanan küçük iyileştirmeler de kâra doğrudan yansır. Dağınık bir satın alma süreci; gereksiz alımlara, yüksek fiyatlara, geç teslimatlara ve fatura farklarına yol açar.
1. Satın alma talebi
İhtiyaç, ilgili birimden ya da stok seviyesinden doğar. Talebin yazılı (sistemde) oluşturulması; ne, ne kadar, ne zaman ve neden sorularının cevabını kayıt altına alır. Kritik stok seviyesinin altına düşen ürünler için talep otomatik oluşturulabilir.
2. Teklif toplama ve karşılaştırma
Önemli kalemlerde birden fazla tedarikçiden teklif almak fiyat ve koşul karşılaştırması sağlar. Karşılaştırmada yalnız birim fiyat değil; vade, teslim süresi, nakliye ve kalite geçmişi de değerlendirilmelidir.
3. Onay
Tutar ve kategoriye göre onay kuralları belirlemek, yetkisiz ya da bütçe dışı alımları önler. Onayın sistem üzerinden yapılması süreci hızlandırır ve iz bırakır.
4. Sipariş
Onaylanan talep, tedarikçiye satın alma siparişi olarak iletilir. Sipariş; ürün, miktar, fiyat, teslim tarihi ve koşulları içerir ve mal kabulde karşılaştırma için temel belgedir.
5. Mal kabul
Gelen ürünler siparişle karşılaştırılarak kabul edilir. Eksik, fazla ya da hatalı ürünler kabul anında kayıt altına alınır. Barkodla mal kabul bu adımı hızlandırır.
6. Fatura kontrolü
Tedarikçi faturası; sipariş ve mal kabul kayıtlarıyla karşılaştırılır (üçlü eşleştirme). Fiyat ya da miktar farkı varsa ödeme öncesinde çözülür.
İthalatta ek adımlar
Yurt dışı alımlarda proforma, gümrük işlemleri, navlun ve sigorta gibi masraflar sürece eklenir. Bu masrafların ürün maliyetine doğru dağıtılması, satış fiyatının doğru belirlenmesi için gereklidir.
Satın alma performansını ölçün
- Tedarikçi bazında zamanında teslim oranı
- Hatalı/eksik teslimat oranı
- Fiyat değişimleri ve tasarruf
- Talep ile teslim arasındaki ortalama süre
Opak ile satın alma
Opak ERP’nin Pro ve üst paketleri ön muhasebeden stok yönetimine, satıştan satın almaya temel süreçleri tek sistemde toplar. Gelişmiş Depo ile barkodlu mal kabul, Dış Ticaret ile ithalat dosyasında masraf dağıtımı yapılabilir.
