Bir işletmede günlük kayıtların büyük kısmı resmi defterlere girmeden önce oluşur: kesilen ve alınan faturalar, müşteri ve tedarikçi hesapları, kasaya giren nakit, bankaya yatan tahsilat, depodan çıkan mal. Ön muhasebe, bu kayıtların işletme içinde düzenli ve doğru tutulmasıdır. Ön muhasebe programı da bu işi kâğıt, defter ve dağınık Excel dosyaları yerine tek bir sistemde yapmanızı sağlar.
Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki fark
Genel muhasebe; yevmiye defteri, mizan, bilanço ve beyannameler gibi yasal kayıtları kapsar ve genellikle mali müşavir tarafından yürütülür. Ön muhasebe ise bu kayıtların kaynağı olan günlük işlemlerdir. Ön muhasebe ne kadar düzenliyse ay sonunda mali müşavire giden bilgi o kadar temiz olur; düzeltme, eksik belge ve gecikme o kadar azalır.
Ön muhasebe programı neleri kapsar?
- Cari hesaplar: Müşteri ve tedarikçi borç/alacak takibi, ekstre ve yaşlandırma.
- Fatura: Satış ve alış faturaları, e-fatura ve e-arşiv gönderimi.
- Stok: Ürün kartları, giriş-çıkış hareketleri, depo bazında miktar.
- Kasa ve banka: Nakit hareketleri, banka hesapları, virman.
- Çek ve senet: Portföy, vade takibi, ciro ve tahsil durumları.
- Raporlar: Satış, tahsilat, kârlılık ve stok raporları.
KOBİ’lere sağladığı 8 fayda
1. Kim kime ne kadar borçlu, anında görünür
Cari bakiyeler her fatura ve tahsilatla otomatik güncellenir. Müşteri aradığında ekstreyi saniyeler içinde gönderebilirsiniz.
2. Tahsilat gecikmeleri azalır
Vadesi geçen alacaklar listelenir; hangi müşteriyi aramanız gerektiğini tahmin etmek yerine raporda görürsünüz.
3. Stok ile fatura aynı yerde
Satış faturası kesildiğinde stok düşer. “Depoda var mı?” sorusu için ayrı bir dosyaya bakmak gerekmez.
4. E-dönüşüme hazır olursunuz
E-fatura ve e-arşiv faturaları aynı ekrandan oluşturulup gönderilir; ayrı bir portalda tekrar yazmaya gerek kalmaz.
5. Mali müşavirle çalışma kolaylaşır
Düzenli kayıtlar, ay sonu belge toplama ve mutabakat süresini kısaltır.
6. Nakit akışı öngörülebilir olur
Vadeli alacaklar, çekler ve ödemeler bir arada görüldüğünde önümüzdeki haftaların nakit ihtiyacı netleşir.
7. Hata ve çift kayıt azalır
Bir bilgi bir kez girilir, ilgili tüm hesaplara yansır. Elle aktarım kaynaklı hatalar ortadan kalkar.
8. Büyüdüğünüzde sistem değiştirmezsiniz
Ön muhasebeyle başlayan bir ERP altyapısı; depo, üretim ya da bayi yönetimi gibi modüllerle büyüyebilir.
Ön muhasebe programı seçerken sorulacak sorular
- E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye programın içinden gönderilebiliyor mu?
- Banka hareketleri programa aktarılıp carilerle eşleştirilebiliyor mu?
- Kullanıcı bazında yetki verilebiliyor mu?
- İşletme büyüdüğünde depo, üretim, saha satış gibi modüller eklenebiliyor mu?
- Kurulum, eğitim ve destek kimden, nasıl alınıyor?
İyi bir ön muhasebe programı, işletme sahibine “bugün durumumuz ne?” sorusunun cevabını tek ekranda verir.
Opak ile ön muhasebeden ERP’ye
Opak ERP’nin Home paketi, ihtiyacınız olan temel ön muhasebe modülleriyle başlamanız için tasarlandı. İşletmeniz büyüdükçe Pro ve üst paketlere geçerek stok, satış, satın alma ve daha fazlasını aynı veritabanında yönetebilirsiniz. E-İşlemler ile e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye; E-Ekstre ile banka hareketlerinin otomatik eşleştirilmesi de aynı sistemin parçasıdır.
