E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farklar nelerdir?.
Aynı faturanın iki dijital biçimi gibi görünseler de e-fatura ve e-arşiv farklı alıcılara, farklı yollarla ulaşır. Hangisinin ne zaman kullanıldığını sade bir dille anlattık.
E-dönüşümle birlikte kâğıt faturanın yerini büyük ölçüde elektronik belgeler aldı. Bu süreçte en çok karıştırılan iki kavram e-fatura ve e-arşiv faturadır. İkisi de elektronik ortamda düzenlenir ve yasal olarak faturanın yerini tutar; ama kime kesildikleri ve alıcıya nasıl ulaştıkları farklıdır.
E-fatura nedir?
E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen elektronik faturadır. Fatura, GİB altyapısı ya da özel entegratör üzerinden doğrudan alıcının e-fatura posta kutusuna iletilir. Alıcı da e-fatura mükellefi olmalıdır.
E-arşiv fatura nedir?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara —nihai tüketicilere ya da e-fatura mükellefi olmayan işletmelere— düzenlenen elektronik faturadır. Alıcıya e-posta, SMS ya da çıktı olarak ulaştırılır; düzenleyen tarafından elektronik ortamda saklanır ve raporlanır.
Temel farklar
- Alıcı: E-fatura yalnız e-fatura mükellefine; e-arşiv mükellef olmayana kesilir.
- İletim: E-fatura sistem üzerinden alıcının kutusuna düşer; e-arşiv e-posta, SMS ya da kâğıt çıktıyla iletilir.
- Senaryo: E-faturada temel ve ticari senaryo bulunur; ticari faturada alıcı kabul ya da red yanıtı verebilir.
- İptal ve itiraz: İki belge türünün iptal ve itiraz yolları farklıdır; güncel kuralları GİB duyurularından takip etmek gerekir.
Hangisini keseceğimi nasıl bilirim?
Pratik kural basittir: Fatura keseceğiniz alıcının vergi numarası e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde varsa e-fatura, yoksa e-arşiv fatura düzenlenir. Bu kontrolü her faturada elle yapmak yerine, programın alıcıyı sorgulayıp belge türünü otomatik seçmesi hatayı önler.
Her iki belgede de dikkat edilecekler
- Cari kartta vergi numarası ve vergi dairesinin doğru olması
- Ürün ve hizmet satırlarında birim, KDV oranı ve tevkifat bilgilerinin eksiksiz girilmesi
- Belge numaralarının seri ve sıra düzenine uyması
- Gönderilemeyen ya da reddedilen belgelerin düzenli takip edilmesi
Mevzuat değişikliklerini takip edin
E-dönüşüm kapsamı, zorunluluk eşikleri ve süreler zaman zaman değişir. İşletmenizin hangi belgeleri kullanmak zorunda olduğunu güncel GİB düzenlemelerinden ya da mali müşavirinizden teyit etmeniz önemlidir. Konuyla ilgili e-fatura eşikleri yazımıza da göz atabilirsiniz.
Opak E-İşlemler ile tek ekrandan
Opak E-İşlemler, e-fatura ve e-arşiv faturaları toplu olarak gönderebilmenizi, e-irsaliyeyi sevkiyatla birlikte oluşturmanızı ve e-defteri muhasebe kayıtlarından otomatik hazırlamanızı sağlar. Perakende tarafında Perakende Satış kasada otomatik e-arşiv fatura keser; pazar yeri siparişleri için Sanal Pazar Entegrasyonu faturayı otomatik oluşturur.
