E-defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması gereken bazı yasal defterlerin elektronik ortamda, belirlenmiş standartlara uygun olarak oluşturulması, saklanması ve gerektiğinde ibraz edilmesidir. Kâğıt defterlerin noter onayı yerine elektronik imza ya da mali mühür ve GİB’in berat onayı kullanılır.
E-defter kapsamındaki defterler
- Yevmiye defteri: Muhasebe kayıtlarının tarih sırasına göre tutulduğu defter.
- Defter-i kebir (büyük defter): Kayıtların hesap bazında sınıflandığı defter.
Berat nedir?
Berat, oluşturulan e-defter dosyasının mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanıp GİB’e gönderilmesi sonucunda alınan onay belgesidir. Defterin o döneme ait olduğunu ve sonradan değiştirilmediğini gösterir. Berat yükleme süreleri dönemsel olarak belirlenir; güncel süreleri GİB düzenlemelerinden takip etmek gerekir.
E-defter süreci nasıl işler?
- Dönem içindeki muhasebe kayıtları eksiksiz girilir.
- Kayıtlar kontrol edilir; hesap planı ve belge bilgileri doğrulanır.
- E-defter dosyaları oluşturulur ve imzalanır.
- Berat dosyaları GİB’e gönderilir, onaylı beratlar saklanır.
E-defterde sorun çıkaran durumlar
- Belge türü, tarihi ya da numarası eksik muhasebe fişleri
- Dönem kapandıktan sonra geriye dönük kayıt değişiklikleri
- Hesap planında standarda uymayan hesap kodları
- Ön muhasebeden gelen kayıtların muhasebeye geç ya da elle aktarılması
Sorunsuz e-defter için ön muhasebe disiplini
E-defterin kalitesi, ona veri sağlayan kayıtların kalitesine bağlıdır. Faturalar, tahsilatlar, banka hareketleri ve stok hareketleri gün içinde ve doğru belge bilgileriyle işlendiğinde muhasebe fişleri otomatik ve tutarlı oluşur. Banka hareketlerinin carilerle otomatik eşleşmesi ve muhasebe fişinin otomatik oluşması, ay sonundaki yoğunluğu ciddi şekilde azaltır.
E-defter ay sonunda hazırlanan bir dosya değil; ay boyunca doğru tutulan kayıtların sonucudur.
Opak ile e-defter
Opak E-İşlemler, e-defteri muhasebe kayıtlarından otomatik olarak hazırlar. E-Ekstre ile banka hareketleri cari ve açıklamaya göre eşleştirilip muhasebe fişi otomatik oluşturulduğunda, e-deftere giden kayıtlar da kendiliğinden düzenli olur.
